Les Archives fédérales relèvent le défi numérique

Comme la Bibliothèque nationale, les Archives fédérales suisses doivent alimenter leur «salle de lecture virtuelle».

La difficulté est double: conserver durablement des informations en ligne et numériser des documents anciens et donc fragiles.

Si la Bibliothèque nationale suisse est la mémoire de la Suisse, les Archives fédérales suisses sont celle de la Confédération.

Comme la première, la seconde est confrontée au problème de la conservation des documents numériques. Ce qu’elle fait depuis 1980.

Pour Andreas Kellerhals, vice-directeur des Archives, le problème est double: «Il nous faut d’une part conserver à long terme les informations numériques. C’est très difficile car les supports changent très vite, les logiciels, les formats des fichiers, etc. Et, d’autre part, il nous faut numériser une partie des archives dans un but de conservation.»

L’intégralité de la Feuille fédérale

Sur ce dernier point, le vice-directeur des Archives fédérales suisses n’est pas peu fier. La mise en ligne de l’intégralité de la Feuille fédérale, le journal officiel de la Confédération depuis sa création, vient d’être achevée. Elle sera mise à la disposition du public d’ici à un mois ou deux.

Cette «salle de lecture virtuelle» constitue un outil très précieux pour les chercheurs, avec moteur de recherche à l’appui. Il sera possible de chercher dans l’intégralité de la Feuille fédérale par thème et avec des mots clés.

«Cette nouvelle forme permettra d’accéder immédiatement aux informations cherchées par thème. C’est entre un catalogue et une source», explique Andreas Kellerhals.

Numériser le passé

Impossible de faire plus. «Avec la Bibliothèque nationale suisse, nous avons fait une étude pour numériser les fonds les plus importants des grandes institutions de la Confédération, poursuit Andreas Kellerhals, et on est arrivé à un projet de 160 millions de francs. Inutile de dire que personne ne peut financer un tel projet maintenant.»

Donc les Archives procèdent pas à pas, avec aussi les documents les plus demandés. Ou les plus délicats.

«Par exemple, nous avons numérisé une importante série de plusieurs milliers de photos de la Deuxième Guerre mondiale, trop fragiles pour être mise à la disposition du public», ajoute Andreas Kellerhals.

Après la Feuille fédérale, on aimerait ajouter le recueil des lois d’ici à un ou deux ans. Et aussi les procès-verbaux du Parlement d’hier et d’aujourd’hui. Il reste à persuader les services du parlement et la Chancellerie fédérale de participer, notamment au financement, tout reste encore à faire.

Unifier les formats numériques

Et puis, tout comme la Bibliothèque nationale, il s’agit pour les Archives fédérales de stocker les innombrables documents en ligne de provenances très diverses: banques de données, informations géographiques, textes, photos, enregistrements sonores, etc.

Depuis quatre ans, ARELDA (Archivage de données et d’actes électroniques, en français) permet de gérer ces informations de sources et de formats différents.

Andreas Kellerhals ajoute: «Par exemple, pour les bases de données, nous avons développé avec une entreprise privée, Trivadis, un logiciel qui permet de transformer les différents formats de bases de données en un format archivable et donc consultable.»

Il faut en effet retransformer les informations dans une nouvelle base de données dans un format utilisable pour les utilisateurs d’aujourd’hui comme dans vingt ans.

«C’est plus facile et moins cher car cela nous permet d’utiliser un seul système plutôt que de gérer des dizaines de systèmes différents», ajoute Andreas Kellerhals.

Un travail sans fin, «l’administration produisant toujours et toujours plus de documents, on n’arrivera jamais au bout», conclut Andreas Kellerhals.

swissinfo, Isabelle Eichenberger